Ces dernières années, le télétravail s’est avéré comme solution pour réduire certaines charges liées au travail en présentiel. Ainsi, de plus en plus d’entreprises optent pour ce mode d’organisation, notamment pour les services pouvant être effectués à distance. Cependant, un salarié, même s’il est placé en télétravail, génère des frais professionnels que doit prendre en charge son employeur. Êtes-vous chef d’entreprise sollicitant des travailleurs à distance ou salarié bénéficiant d’un contrat en télétravail ? Voici ce que vous devez savoir sur la prise en charge des différents frais professionnels.
Le cadre juridique de la mise en place du télétravail et des règles de remboursement
La prise en charge des frais professionnels est encadrée par quelques règles.
ANI sur le télétravail
Il s’agit de l’Accord National Interprofessionnel érigé par les partenaires sociaux sur l’encadrement du télétravail. Initialement conçu par le patronat et les syndicats outre la CGT, l’ANI du 19 juillet 2005 s’appliquait seulement aux organisations signataires (UPA, CGPME et Medef). L’accord s’est depuis peu élargi et s’applique désormais à toutes les entreprises, par arrêté ministériel, pour un encadrement efficace du travail à distance. Ainsi, selon l’ANI du 26 novembre 2020 sur le télétravail, rendu obligatoire le 13 avril 2021, certains points sont à respecter par les entreprises ayant des salariés travaillant hors site.
Il s’agit notamment pour les employeurs concernés de fournir, installer et assurer l’entretien des équipements nécessaires à l’exécution du travail. Cela implique les technologies utilisées par le salarié, étant donné que le télétravail est basé sur le principe d’une communication à distance entre les deux parties. Il y a donc nécessité de définir au préalable les outils et moyens techniques, ainsi que les mesures sécuritaires à observer par le salarié pour exécuter son travail. Par ailleurs, l’ANI stipule que les dépenses contractées par ce dernier dans l’exercice de ses fonctions sont prises en charge par l’entreprise. Ceci, bien-sûr après validation desdites dépenses par l’employeur.
Sécurisation par le BOSS
Le Bulletin Officiel de la Sécurisation Sociale (BOSS) est une base de données regroupant toutes les réglementations et doctrine administrative concernant les cotisations et contributions de sécurité sociales. Selon le BOSS, tous les frais engagés par un employé et qui sont liés au travail à distance sont considérés comme des charges spéciales associées à sa fonction. Ainsi, pour le remboursement de ces frais, deux méthodes sont à considérer :
- soit, le règlement tiendra compte des dépenses réellement engagées
- ou il se basera sur l’octroi d’une allocation forfaitaire.
Il convient de souligner que le remboursement au réel des frais implique une exonération de la somme des cotisations et contributions sociales. À condition de présenter un justificatif desdits frais.
Les frais de professionnels
Dans le cadre de l’exercice des fonctions en télétravail, plusieurs frais professionnels sont à envisager. Il s’agit généralement des charges fixes, des charges variables, des dépenses d’acquisition de mobilier, de consommables et d’adaptation du local. Les charges fixes sont composées des dépenses liées au local, les taxes, les assurances et diverses autres dépenses. Les charges variables sont essentiellement liées au chauffage, la climatisation, l’électricité et autres dépenses. Par ailleurs, le bon déroulement du travail nécessite certains consommables tels que l’internet, le téléphone, les frais de connexion et autres charges liées.
L’exonération des frais professionnels
Certains frais professionnels sont exonérés en télétravail, sous réserve de présentation de justificatifs. Ainsi, le remboursement des frais réels peut être jumelé avec une allocation forfaitaire. Cette dernière, soumise à conditions, est exonérée des cotisations sociales, mais doit être utilisée conformément aux prévisions. En effet, le montant de l’allocation forfaitaire dépend du nombre de jours que le salarié passe en télétravail chaque semaine. Ainsi, la règlementation prévoit une allocation de 10 € pour un employé qui travaille hors site un jour par semaine et 20 € si le télétravail concerne 2 jours.
Les salariés en télétravail 3 jours par semaine percevront une allocation de 30 € et ainsi de suite. Il faut par ailleurs ajouter que sous certaines conditions, le BOSS prévoit une exonération des indemnités forfaitaires fixées par accord collectif. Ainsi, la règlementation fixe une limite à ne pas excéder dans le cadre dudit accord. L’employé ne peut donc toucher au-delà de 13 € par mois pour 1 jour de télétravail par semaine et 3.25 € par jour dans le mois. Une limite mensuelle de 71.50 € est également prévue pour le cumul de ces deux montants.
Récapitulatif des frais professionnels du télétravail
| Nature des frais | Evaluation des frais |
| Montant du loyer ou de la valeur locative brute de la superficie affectée à l’usage professionnel Taxes d’habitation et foncière sur les propriétés Taxe régionale, départementale ou communale comme la taxe d’enlèvement Charges de copropriété Assurance multirisque et habitation | Valeur réelle : quote-part des frais fixes réellement supportés au titre du local affecté à un usage professionnel (au prorata de la superficie totale de l’habitation principale) |
| Chauffage / climatisation Électricité | Valeur réelle : quote-part des frais variables réellement supportés au titre du local affecté à un usage professionnel |
| Bureau et fauteuil ergonomique Étagères, meubles de rangements Eclairages de bureau, lampe | Pour un prêt de mobilier : – absence de dépenses supplémentaires du salarié : pas de remboursement de frais possible – avantages en nature à évaluer sur une base réelle En cas d’achat du mobilier par le salarié pour le compte de l’entreprise, le salarié en restant toutefois propriétaire – remboursements des frais exclus de l’assiette dans la limite de 50 % de la dépense réelle sur justificatifs. Modalités de déduction : – annuités d’amortissement du mobilier (pratiques comptable et fiscale) ; – pour le petit mobilier non amortissable : valeur réelle de l’année d’acquisition. |
| Frais de diagnostic de conformité électrique Installation de prises électriques Modifications liées à la mise en conformité avec la législation du travail | Valeur réelle : l’exclusion de l’assiette des cotisations de ces frais est admise avec présentation de la facture |
| Ordinateurs Imprimantes, Modem | • En cas de prêt de matériel : – absence de dépenses supplémentaires du travailleur salarié ou assimilé, pas de remboursement de frais possible – avantages en nature à évaluer sur une base réelle (valeur résiduelle = valeur nette comptable) s’il y a abandon définitif du mobilier au travailleur salarié ou assimilé. • En cas d’achat de matériel par le salarié pour le compte de l’entreprise, le salarié en restant toutefois propriétaire – remboursement des frais et exclusion de l’assiette dans la limite de 50 % de la dépense réelle sur justificatifs. • Modalités de déduction : – annuités d’amortissement du matériel (pratiques comptable et fiscale) – pour le petit matériel non amortissable : valeur réelle de l’année d’acquisition |
| Internet et téléphones Papier, ramettes de papier, cartouches d’encres Frais de connexion au réseau internet et frais d’abonnement | Remboursement sur justificatifs des frais et déduction de l’assiette Remboursement sur présentation des justificatifs de frais |