Une réunion d’équipe est un moment d’échanges pour mettre tous les participants conviés au même niveau d’informations. Lorsqu’elle n’est pas bien organisée, la réunion peut se révéler être un moment aussi bien frustrant qu’ennuyeux. Les participants ont tout de suite le sentiment de perdre leur temps. Une réunion bien réussie et préparée est un moment agréable et convivial. Les participants ont rarement envie de se lever ou d’y mettre fin.

Voici quelques conseils qui vous aideront à préparer vos réunions d’équipe pour en faire une réussite.

Définir l’ordre du jour de la séance

Si vous voulez réussir votre réunion de travail, il est important de déterminer avec attention les objectifs pour lesquels elle sera organisée. En fonction des objectifs, vous pourrez établir un plan, un chronogramme qui sera exécuté au cours de la réunion.

Pour permettre aux participants de se préparer en conséquence, vous devrez leur communiquer l’ordre du jour. Cela vous évitera de perdre votre temps à expliquer les sujets à débattre aux participants lors de la séance. En effet, l’ordre du jour vous permet de vous assurer que les discussions ne s’éloignent pas des objectifs qui étaient initialement fixés. Il aide tous les acteurs qui participent à la réunion et permet de faire des recherches avant de venir dans la salle de réunion. Cela facilite également les échanges. Enfin, une fois l’ordre du jour prêt, annexez une copie aux invitations que vous enverrez aux participants. Vous éviterez ainsi les improvisations.

Choisir la bonne salle de réunion

Une réunion de travail bien réussie est pour la plupart du temps, fonction du cadre qui accueille les participants. Vous devez connaitre le nombre exact de vos participants pour choisir une salle pouvant les contenir. En fonction du type de réunion, vous définirez le type de salle qu’il vous faut et les équipements nécessaires. Une salle de réunion avec vidéo projection vous demandera une salle avec éclairage réglable. Les salles ayant une table en U sont souvent préférées. Elles offrent une vue plus agréable aux participants en même temps que de l’espace de mobilité pour celui qui dirige la séance. Certaines réunions vous demanderont des cadres en extérieur pour créer plus de convivialité. Assurez-vous de réserver la salle plusieurs jours voire plusieurs semaines à l’avance pour éviter les surprises désagréables de dernières minutes.

Choisir les participants adéquats

Puisque vous connaissez les objectifs précis pour lesquels vous organisez la réunion, vous pourrez aisément dresser une liste des participants. Il doit s’agir des personnes qui pourront vous aider à atteindre les objectifs et à avancer. Lorsque vous vous entourez de personnes qui ne sont pas en relation avec les objectifs, elles représentent un obstacle indirect à vos objectifs parce qu’elles sont improductives.

La réunion est encore plus improductive lorsque les personnes ressources sont oubliées ou laissées de côté. Assurez-vous de faire parvenir les invitations aux participants dans des délais suffisamment raisonnables. Ils auront le temps matériel pour se préparer. Pensez à un moyen suivi ou d’accusé de réception pour vous assurer qu’ils ont bien reçu l’information.

Choisir un bon modérateur pour la séance

Le modérateur est la personne qui a la charge de conduire la réunion. Il peut s’agir d’un responsable de la structure. Le modérateur dirigera les échanges et se chargera de la police des débats. Il accordera la parole à chacun des participants en fonction de la pertinence de leurs interventions respectives.

Le modérateur se chargera aussi de faire respecter les temps pour éviter les débordements. Il a donc la possibilité de mettre fin à un sujet pour avancer. Il doit également avoir un esprit de synthèse et résumer la substance des discussions. Si des règles ont été établies pour le bon déroulement de la séance, le modérateur est celui qui veillera à leur respect strict. Il est important de lui faire parvenir son invitation qui sera suivie d’un résumé bien détaillé des tâches qu’il aura à accomplir au cours de la réunion.

Prévoir un compte rendu de la séance et une méthode de suivi

Une réunion est une séance où des échanges ont lieu pour aboutir à des décisions et à des propositions de solutions. Il est donc conseillé de faire parvenir à chacun des participants une synthèse des débats. Cela permet de ne pas perdre de vue la substance des échanges et les objectifs qui seront fixés après la tenue de la réunion.

Enfin, il faut donc prévoir une personne qui se chargera de prendre les notes de façon fidèle et ne rien perdre des échanges. Il pourra ensuite en dresser un résumé. Il est également important de prévoir une méthode pour assurer le suivi concernant les différentes décisions qui seront prises. Cela évitera des réunions sans impact. Il est important de bien informer la personne qui sera chargée du compte rendu plusieurs jours avant la réunion.