Nous allons vous présenter nos conseils pour organiser une réunion d’équipe efficace.
La conduite de réunion doit être bien menée afin que celles-ci remplissent leurs objectifs définis. Elles sont indispensables à utiliser avec vos collaborateurs pour une bonne communication entre les participants. Elles permettent un questionnement pour gérer certaines situations en entreprise. C’est pour cela qu’il existe différents types de réunion en fonction de l’objet de celles-ci, par exemple :
- La réunion d’information
- La réunion de résolution de problèmes
- La réunion collaborative
- La réunion de service
- Le brainstorming
- La réunion de projet
- La réunion commerciale
Qu’est-ce qu’une réunion ?
Une réunion d’équipe est un moment d’échanges pour mettre tous les participants conviés au même niveau d’informations pour en débattre. Les réunions sont très importantes en entreprise puisqu’elles permettent la prise de décision et la collaboration entre les participants. Une réunion structurée et bien animée permet une bonne dynamique de groupe, fortement appréciée par l’ensemble des salariés. Une réunion bien réussie et préparée est un moment agréable et convivial. Les participants ont rarement envie de se lever ou d’y mettre fin.
Quel est le risque d’une réunion mal organisée ?
Lorsqu’elle n’est pas bien organisée, la réunion peut se révéler être un moment aussi bien frustrant qu’ennuyeux. Les participants ont tout de suite le sentiment de perdre leur temps.
Les étapes à suivre pour la préparation d’une réunion
Définir l’ordre du jour de la séance
Si vous voulez réussir votre réunion de travail, il est important de déterminer avec attention les objectifs pour lesquels elle sera organisée. En fonction des objectifs, vous pourrez établir un plan de réunion, un chronogramme qui sera exécuté au cours de la réunion avec les différents points à aborder.
Pour permettre aux participants de se préparer en conséquence, vous devrez leur communiquer l’ordre du jour. Cela vous évitera de perdre votre temps à expliquer les sujets à débattre aux participants lors de la séance. En effet, l’ordre du jour vous permet de vous assurer que les discussions ne s’éloignent pas des objectifs qui étaient initialement fixés. Il aide tous les acteurs qui participent à la réunion et permet de faire des recherches avant de venir dans la salle de réunion. Cela facilite également les échanges. Enfin, une fois l’ordre du jour prêt, annexez une copie aux invitations par mail que vous enverrez aux participants. Vous éviterez ainsi les improvisations et la réunion sera plus efficace.
Il faudra planifier la réunion à une date appropriée où tous les participants invités pourront être disponibles. De plus, celle-ci devra être planifiée à l’avance. L’heure et la durée sont aussi importante pour garder toute l’attention des participants. Evitez les réunions justes avant midi, ou en phase de digestion. La durée de celle-ci ne doit pas durer trop longtemps sinon celle-ci devient inefficace.
Préparer la réunion d’équipe de manière individuelle
Après avoir reçu l’ordre du jour, les participants doivent d’abord préparer la réunion individuellement de leur côté, avec les points importants qu’ils souhaitent aborder et leurs questions.
Choisir la bonne salle de réunion
Une réunion de travail bien réussie pour la plupart du temps, dépend du cadre qui accueille les participants. Vous devez connaitre le nombre exact de vos participants pour choisir une salle de réunion pouvant les contenir. En fonction du type de réunion, vous définirez le type de salle qu’il vous faut et les équipements nécessaires. Une salle de réunion avec vidéo projection vous demandera une salle avec éclairage réglable. Les salles ayant une table en U sont souvent préférées. Elles offrent une vue plus agréable aux participants en même temps que de l’espace de mobilité pour celui qui dirige la séance. Certaines réunions vous demanderont des cadres en extérieur pour créer plus de convivialité. Assurez-vous de réserver la salle plusieurs jours voire plusieurs semaines à l’avance pour éviter les surprises désagréables de dernières minutes.
Choisir les participants adéquats et distribution des rôles
Puisque vous connaissez les objectifs précis pour lesquels vous organisez la réunion, vous pourrez aisément dresser une liste des participants. Il doit s’agir des personnes qui pourront vous aider à atteindre les objectifs et à avancer. Lorsque vous vous entourez de personnes qui ne sont pas en relation avec les objectifs, elles représentent un obstacle indirect à vos objectifs parce qu’elles sont improductives.
La réunion est encore plus improductive lorsque les personnes ressources sont oubliées ou laissées de côté. Assurez-vous de faire parvenir les invitations aux participants dans des délais suffisamment raisonnables. Ils auront le temps matériel pour se préparer. Pensez à un moyen suivi ou d’accusé de réception pour vous assurer qu’ils ont bien reçu l’information.
Choisir un bon modérateur pour la séance
Le modérateur est la personne qui a la charge de conduire la réunion. Il peut s’agir d’un responsable de la structure. Le modérateur ou l’animateur prendra la parole devant les participants et dirigera les échanges et des débats. Il accordera la parole à chacun des participants en fonction de la pertinence de leurs interventions respectives.
Le modérateur se chargera aussi de faire respecter les temps pour éviter les débordements. Il a donc la possibilité de mettre fin à un sujet pour avancer. Il doit également avoir un esprit de synthèse et résumer la substance des discussions. Si des règles ont été établies pour le bon déroulement de la séance, le modérateur est celui qui veillera à leur respect strict. Il est important de lui faire parvenir son invitation qui sera suivie d’un résumé bien détaillé des tâches qu’il aura à accomplir au cours de la réunion.
Définir les règles de bases de la réunion
En début de réunion, il est essentiel de définir des règles afin que le déroulement se passe correctement.
Commencer la réunion dans de bonnes conditions
A l’ouverture de la réunion, il est très important de capter l’attention des participants dès le début. Débutez à l’heure annoncée dans l’ordre du jour. En tant qu’animateur, il faut capter l’attention dès le début. Vous pouvez commencer le meeting avec une histoire drôle si l’occasion s’y prête afin de détendre l’atmosphère, ou bien féliciter le travail de l’équipe pour la motiver. Mais, dès le début de la réunion, posez avant tout le cadre de travail pour que les participants intègrent l’ordre du jour, les points clés à évoquer et les objectifs de la réunion.
Choisir une technique d’animation
Pour dynamiser la réunion, il va falloir garder l’auditoire attentif, il existe différents types d’animations, qui permettent de rompre la monotonie et d’apporter une plus-value au temps de parole de l’animateur.
- Le PowerPoint : classique et efficace, cette solution permet de donner de la matière visuelle à votre discours.
- Le jeu : il va venir dynamiser votre réunion. Mais, tout dépend de votre auditoire, le jeu ne se prête pas à toutes les réunions. Si cela est pertinent, les mises en situation sont aussi excellentes pour donner du punch à une réunion.
- Le tour de table : le tour de parole est intéressant au début ou en cours de réunion. Mais attention, vous devrez savoir cadrer ce temps de parole au risque de le voir dévier en bavardages infructueux.
Prévoir un compte rendu de la séance et une méthode de suivi
Une réunion est une séance où des échanges ont lieu pour aboutir à des décisions et à des propositions de solutions. Il est donc conseillé de faire parvenir à chacun des participants une synthèse des débats. Cela permet de ne pas perdre de vue la substance des échanges et les objectifs qui seront fixés après la tenue de la réunion.
Enfin, il faut donc prévoir une personne qui se chargera de prendre les notes de façon fidèle et ne rien perdre des échanges. Il pourra ensuite en dresser un résumé. Il est également important de prévoir une méthode pour assurer le suivi concernant les différentes décisions qui seront prises. Cela évitera des réunions sans impact. Il est important de bien informer la personne qui sera chargée du compte rendu plusieurs jours avant la réunion.